Nejčastější chyby v účetnictví

19. 2. 2015

Účetní si už nevěděla rady, podstrčila papíry pode dveřmi a beze slova utekla. I tak může dopadnout vaše účetnictví, pokud podceníte výběr účetního.

Málo zakázek, špatný přístup k zákazníkům, ale i chyby v účetnictví mohou mít pro společnosti dramatický dopad. Expert na účetnictví Jan Vaněk z účetní firmy Tigra v rozhovoru varuje před chybami, kterých se firmy často dopouští.

Jaké účetní problémy firmy nejčastěji řeší?

V účetnictví zůstávají nedořešení kostlivci. Jsou to zapomenuté nebo nedoúčtované doklady. Tyto položky pak mohou zkreslovat hospodářský výsledek firmy.

Další řada chyb vzniká při uzávěrkách. Dělají se jednou za rok. Pokud firma najme začínající nezkušené účetní, většinou při vypracovávání první uzávěrky dojde k mnoha chybám. 

Jak je možné, že firmy zapomenou doložit některé doklady?

Hlavní potíž je v tom, že účetní jsou pasivní. Zaúčtují jen ty doklady, které dostanou. Problém je v tom, že nejsou aktivní. Nevyzvou vás k dodání chybějících dokladů. Většinou se vymlouvají na to, že žádný doklad nedostaly, nebo nevěděly, že to mají řešit.

Právě řešíme případ, kdy firma potřebuje kontokorent, ale má špatnou strukturu pohledávek. I když to ve skutečnosti není pravda a pohledávky jsou zaplacené. Problém tkví v tom, že účetní aktivně nehlídá stav pohledávek. Nemají totiž v pořádku přidělené doklady a zaúčtované úhrady, nejčastěji v hotovosti či proúčtované zápočty. Pak mají problém s bonitou vůči bance.

Proč ve firmách k takovým chybám dochází?

Účetní se dopouští chyb, které vyplývají z toho, že nemají dostatečně obnovované znalosti. Spousta firem podceňuje účetnictví jako takové a nevzdělávají zaměstnance. Firmy šetří na lidech a najímají lidi, kteří nemají velké zkušenosti. Chtějí nabrat účetní, ale místo účetní jim přijde fakturantka.

S jakým největším průšvihem jste se setkal?

V roce 1994 na začátku března, tedy těsně před termínem podání daňového přiznání, nás oslovila poměrně velká firma. Paní, která se jim starala o účetnictví, byla v koncích. Nevěděla si už rady, doslova podstrčila všechny papíry pode dveřmi a utekla. Možná to nebyl největší průšvih, ale rozhodně to byla zkušenost pro tu firmu i pro nás.

Auditoři uvádí, že častou chybou v účetnictví je špatná evidence opravných položek k pohledávkám. Co je opravná položka?

Máte-li pohledávky po splatnosti, vzniká riziko, že je vám odběratel nezaplatí. Opravná položka slouží k tomu, abyste si zreálnili, zdali dostanete zaplaceno. Postupně si opravujete hodnotu pohledávky. Je to zreálnění hodnoty.

Opravné položky jsou účetní a daňově uznatelné, které spravuje zákon o rezervách. Říká, které opravné položky mohu uplatnit jako daňové. Je zde ale několik podmínek, které musí daná pohledávka splňovat. Např. pohledávka musí být nepromlčená, tj. 4 roky. Ale od začátku roku 2015 se bude zákon o rezervách měnit.

Opravné položky souvisí s uzávěrkami. Vychází to z principu, že účetnictví má podávat pravdivý obraz o tom, jak se firmě daří. Na konci roku se dělá uzávěrka. Pracujeme se třemi nástroji: rezervy, opravné položky a dohadné položky. Největší chybou je, že některé firmy nedělají opravné položky vůbec.

Abych vysvětlil, k čemu účetní opravná položka slouží. Opravné položky si vytváříte na základě svého posouzení, podle svých interních pravidel s důrazem na opatrnost. Ve vykazování čísel buďte opatrní, spíše vykazujte čísla pesimistická než optimistická.

Jak se tyto opravné položky reálně projeví v účetnictví?

Uvedu příklad. Když mi klient nezaplatí půl roku, dám pohledávce 50% šanci na to, že ji někdy dostanu zaplacenou. Můžete to také posuzovat individuálně, např. pokud máte klienta, který vám sice platí vždy s několika měsíčním zpožděním, ale víte, že zaplatí. Účetně si tak opravíte tyto položky. Bez opravných položek se může zdát, že máte velké příjmy, ale ve skutečnosti, pokud vám zákazníci neplatí, nic nemáte.

Ovlivní to tedy hospodářský výsledek. Odepíšete si pohledávky a hospodářský výsledek si snížíte. Pokud to neuděláte, lžete si sami sobě do kapsy. Účetnictví má podávat reálný obraz.

Všeobecně se často pletou pojmy „daňové“ a „účetní“. Jaký je rozdíl mezi daňovými a účetními odpisy dlouhodobého majetku?

Zákon o daních z příjmu říká, v jaké výši mohu kterému majetku uplatnit odpisy, říká mi přesná pravidla z hlediska daní. Účetní odpis je ale realita, to o čem účtuji.

Koupíte si drahý počítač a budete ho odepisovat např. tři roky. Ze zákona pro danou věc máte přesně stanovenou dobu pro odepisování. Ale ve skutečnosti, po dvou letech už počítač nemá žádnou hodnotu, tak si ho účetně odepíšete dříve, ať zobrazuje skutečný stav.

Jaký dopad mohou mít chyby v účetnictví, o kterých jste mluvil?

První špatný a zásadní dopad mají tyto chyby na váš hospodářský výsledek. Pokud účtujete špatně, není potom účetnictví pravdivým obrazem firmy. Vaše výsledná čísla pak nemají vypovídací hodnotu a nemusíte být třeba bonitním partnerem pro banku.

Z hlediska daní vás může čekat dodanění a penalizace. Ty mohou být pro některé firmy likvidační. Pokud máte obrat 10 milionů korun a na dodanění a penalizacích zaplatíte 750 tisíc, můžete se dostat do velkých problémů.

Nechcete se dostat zbytečně do problémů? Jaké jsou výhody externího vedení účetnictví. 

Jan Vaněk

Sám o sobě říká: „Je mi 51 let a čarodějnice mi kdysi řekli, že ve sto letech budu ve středním věku.

Firmu jsme zakládali v roce 1992 s vidinou, že do dvou let si to řídíme z Baham mobilním telefonem, který snad v tu dobu ani nebyl. Brzy jsme poznali, že realita je velmi odlišná. Dodnes si vzpomínám na první den, kdy jsme seděli v kanceláři a čekali na zákazníka…

Podnikání má vliv i na soukromý život. Jedním z důsledků pro mne je, že mám dvě dcery (22 a 10) a každá má svou maminku. Nicméně z dnešního pohledu bych asi neměnil a šel bych do založení firmy znovu.“ 

« zpět