Zahraniční pracovní cesta z pohledu účetnictví

27. 11. 2015

Vyžaduje vaše podnikání, abyste vysílali své zaměstnance na služební cesty do zahraničí? Nebo je tato situace otázkou blízké budoucnosti? Pak čtěte dál. Přinášíme vám několik faktorů, na které si dát pozor během účtování zahraničních pracovních cest.

Stravné při zahraniční pracovní cestě

Výrazné odlišnosti jsou ve výši stravného u zahraničních cest. Výše se odvíjí podle země, do které je zaměstnanec vyslaný. Stravné se poskytuje v eurech, dolarech případně v librách. Jeho výše se pohybuje od 35 do 50 EUR a od 40 do 60 dolarů. Výše stravného pro jednotlivé státy je dána vyhláškou č. 392/2012 Sb. Například základní sazba stravného na služební cestě v Německu nebo Rakousku je 45 EUR, v Polsku a na Slovensku pak 35 EUR. „Výše stravného může být vyšší, ale i nižší pokud je její výše upravená například v kolektivní smlouvě. Nesmí však být nižší než 75 % základní sazby a musí být dohodnutá před odjezdem,“ říká Jan Vaněk z účetní firmy Tigra.

Zahraniční pracovní cesty bývají na několik dní. V případě však, že by se jednalo o pracovní cestu na méně jak jeden den, výše stravného by se mohla krátit.

• Pokud zahraniční služební cesta trvá méně jak 12 hodin, ale více jak 1 hodinu, má zaměstnanec nárok na 1/3 ze základní sazby stravného.
• Za zahraniční pracovní cestu, která trvá 12 až 18 hodin pak zaměstnanci náleží 2/3 základní sazby.
• Jakmile však zaměstnanec na zahraniční pracovní cestě stráví více jak 18 hodin má nárok na základní sazbu stravného v plné výši.

Pokud zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty dostane bezplatně stravu, výše stravného se krátí stejně jako při služební cestě tuzemské.

Stanovení doby zahraniční cesty

V případě jednodenních služebních cest, je pro určení doby strávené v zahraničí rozhodující doba překročení hranic. „Pokud zaměstnanec stráví jeden den ve více státech, je pro stanovení výše stravného rozhodující, ve které zemi strávil nejvíce času,“ doplňuje Vaněk.

V případě využití letecké přepravy se jako čas překročení hranic bere čas od letu. Při návratu do České republiky se jako čas překročení hranice bere doba příletu na české letiště.

Kapesné

Zaměstnavatel může zaměstnancům na zahraniční pracovní cestu poskytnout i kapesné. Pokud kapesné nebude vyšší než 40 % základní sazby stravného, jedná se pro něj o daňově uznatelný náklad. Na kapesné však nevzniká nárok Je čistě na zaměstnavateli, zda ho poskytne.

Náhrada jízdních výdajů

V případě, že zaměstnanec cestuje na zahraniční cestu autem a chce náhradu v cizí měně, musí v zahraničí ujet minimálně 350 km. Výše náhrady se určuje podle doloženého dokladu, případně čestného prohlášení zaměstnance, pokud doklad o nákupu pohonných hmot nemá.

Návštěva příbuzného, ubytování a vedlejší výdaje

Zahraniční cesta může trvat také několik dní nebo dokonce měsíců. Aby měl zaměstnanec nárok na uhrazení návštěvy příbuzného, musí být sjednaná ještě před odjezdem na služební cestu. Cesta také musí trvat minimálně jeden měsíc. Zaměstnanci je proplacena cesta z místa služební cesty do místa trvalého pobytu rodiny.

V některých případech může zahraniční pracovní cesta trvat několik měsíců až let. V tomto případě je nutné dát pozor na legislativu cílové země. 

Zaměstnanci náleží také odměna za ubytování, pokud dodrží podmínky domluvené se zaměstnavatelem před pracovní cestou (typ a úroveň ubytování). Výše náhrad se odvíjí od prokázané výše výdajů. „Stejně tak, pokud zaměstnanci vzniknou v souvislosti se zahraniční pracovní cestou vedlejší výdaje, má nárok na jejich náhradu v prokázané výši,“ uzavírá Jan Vaněk z firmy Tigra.

Zjistěte, jaké jsou rozdíly oproti tuzemským služebním cestám. 

« zpět