E-faktury mohou snížit administrativní zátěž

7. 5. 2018

Elektronické faktury pracují na principu, kdy zadaná e-faktura se automaticky přenese do podnikového účetního systému druhé strany. Přestože česká i evropská legislativa používání e-faktur umožňuje, u některých firem si oblibu nezískaly. Jedná se zejména o menší firmy, které nepracují s účetními systémy. Podle Svazu průmyslu a dopravy ČR přitom elektronické faktury snižují administrativu a chybovost.

E-faktura musí obsahovat všechny údaje, jako papírová faktura. Navíc musí mít možnost ověření elektronickým podpisem. Musí být po celou dobu životního cyklu dostupná pro obě strany. E-faktura má svůj specifický strojově čitelný formát. Nejedná se tedy o fakturu zaslanou mailem ve formátu PDF. Typickými formáty e-faktur jsou ISDOC a HML. Tyto faktury je možné zaslat mailem nebo datovou schránkou.

E-faktura musí být ověřitelná, s věrohodným původem a nesmí být porušen její obsah nebo čitelnost. Aby byly elektronické dokumenty dobře uchovatelné, je dobré využít tzv. auditních  stop. To znamená, že na e-fakturu navazují další dokumenty, např. objednávky nebo smlouvy. Pokud e-faktura všechny tyto náležitosti splňuje, je podle ministerstva financí rovnocenná papírovým dokladům.

Výhody a nevýhody e-faktury

Výhodou e-faktur je jejich rychlost. V několika vteřinách jsou v účetnictví obou stran a mohou být zaúčtovány. Nedochází ke ztrátám faktur při zaslání poštou nebo poškození při zaslání mailem. E-faktury jsou samozřejmě také úspornější a šetrnější k životnímu prostředí.

Určitou nevýhodou může být obtížnější prokazování příjmu faktury. Příjemci si také musí nastavit antispamové filtry. Aby pozitivní dopad na životní prostředí byl úplný, měla by e-faktura zůstat elektronickou po celou dobu její životnosti. To znamená, že jej příjemce nakonec nevytiskne a nezaloží. Podmínkou je samozřejmě, že obě strany využívají účetní systémy, které elektronickou fakturaci podporují. V současné době je většina účetních softwarů již podporuje.

Jak roste popularita e-faktur v soukromém sektoru, veřejná sféra poněkud zaspala. Využívání e-faktur ve veřejných institucích totiž brání nepřipravenost interních procesů na přijímání, zpracování a archivaci faktur v elektronické podobě. Svaz průmyslu a dopravy ČR má však za cíl podpořit využívání e-faktur i ve veřejné sféře a tím přispět k zefektivnění komunikace se státní správou.

Podnikatelům na pomoc má být i web, který za ně bude hlídat důležité termíny. 

« zpět